Organização

Os 5 passos do GTD

Como prometido hoje vim falar um bocadinho do que “estudei” e o que entendo sobre cada um dos passos do GTD.

Capturar – Devemos capturar TUDO, tarefas, ideias, pensamentos, etc, ou seja, devemos colocar tudo no papel, ou no telefone ou em qualquer outra ferramenta que der mais jeito, tem de ser algo fácil de usar que esteja sempre à mão. O objectivo é apontar a informação assim que ela nos chega para não ter de pensar no assunto novamente antes de tempo e deste modo não esquecer nada. O sitio onde colocamos as coisas capturadas é chamado de “Caixa de Entrada” (CE) e normalmente ninguém tem apenas uma CE, pensei sobre isto e acho que não só o caderno/agenda onde apontamos tudo é uma CE mas também o telemóvel, o e-mail, a carteira, o correio e até as redes sociais o são. 

Processar – Tudo o que foi capturado tem de ser processado, ou então torna-se num monte de informações ao acaso e sem utilidade. O objectivo é verificar cada item e tomar decisões sobre cada um, ou seja, decidir deitar fora (se não interessa), agendar (se tem dia e hora marcado), delegar (se não devia ser eu a fazer), fazer na hora (se for uma coisa rápida), definir para mais tarde (se a tarefa for demorada), arquivar (se é uma referência), colocar na lista de projectos (mais sobre isto num próximo post), etc. 
Para fazer isto deve-se partir a informação capturada em tarefas que sejam executáveis, na CE pode ter algo como “Preparar apresentação para o congresso” se vou colocar na lista de tarefas esta frase de cada vez que olhar para ela vou ficar sem saber por onde começar, o que fazer e vou perder a motivação para realizar esta GRANDE tarefa. Mas se partir esta tarefa em outras mais pequenas como, “Fazer gráficos dos ensaios”, “Tirar fotografias às peças”, “Escrever os materiais usados”, etc, vou conseguir visualizar exactamente tudo o que tenho para fazer e posso começar por uma das coisas sem ter de estar a pensar em tudo o que ainda falta.
Ao mesmo tempo que estamos a processar a informação vamos estar a planear, ou seja, vamos definir datas, colocar lembretes, decidir que tarefas realizar em que altura, etc.

Organizar – Todos os itens que estamos a processar devem ser organizados. Não há uma maneira correcta para o fazer e sim muitas maneiras correctas, depende de pessoa para pessoa e devemos fazer o que se adapta melhor a nós e ao nosso estilo de vida. O que é preciso é ser um sistema confiável, para nos sentirmos seguros de que tudo está onde devia estar e a ser feito no momento certo, e simples, para ser fácil de criar o hábito de o usar, senão corresponder às nossas expectativas vamos acabar por colocá-lo de parte.

Rever – Pelo menos uma vez por semana deve fazer-se a “Revisão Semanal” (RS) que é quando se verifica o calendário, a CE, as listas de tarefas e projectos, os objectivos e metas a alcançar, etc, para eliminar o que já não faz sentido, decidir quais as próximas acções e riscar o que está concluído. É também no momento que fazemos a RS que nos apercebemos das possíveis falhas do nosso sistema e vamos fazendo pequenas mudanças para melhorar. 

Fazer – Se o sistema estiver organizado vamos saber o que fazer e quando fazer, e é só pôr mãos à obra, ou seja, escolher uma tarefa, eliminar as distracções e focar apenas no que se tem em mãos.

Mais tarde estou a pensar fazer um post sobre como eu faço para este sistema funcionar comigo. Talvez fale das minhas CE’s, da minha organização, sobre a minha RS e sobre como me mantenho concentrada na tarefa que estou a realizar (tudo dicas que aprendi com o GTD e o ZTD). O que acham?

Te

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4 thoughts on “Os 5 passos do GTD

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