Organização · Trabalho

Organizar e-mails

Não há nada pior para mim no trabalho que ter a caixa de entrada do e-mail cheia. Depois de uma semana de férias foi exactamente o que aconteceu ao meu e-mail.

Para mim a caixa de entrada (CE) é onde estão as coisas por fazer, por resolver, por decidir, ou que necessitem de outra acção qualquer, então o ideal é que esteja vazia ou com poucos itens.

Uso um sistema de cores para os e-mails que estão na CE, todas as cores são explicativas por si só, a única que pode causar duvidas é o roxo que uso para aquele e-mail que tem uma tarefa que só posso realizar quando tiver ligada ao programa informático que uso no trabalho.

Captura de ecrã 2017-04-14, às 21.44.29

Os e-mails só saem da CE quando realizei a tarefa que lhe está associada, como não gosto de ter a CE cheia estou sempre a tentar resolver as coisas que vão aparecendo. Muitos e-mails depois de resolvidos são eliminados, outros que mesmo depois de resolvidos sei que vou precisar deles mais tarde são arquivados em pastas.

Estas pastas, ao contrário do que a maioria das pessoas faz, estão organizadas por tema e não por nome de pessoas, muitas vezes não me lembro quem me mandou aquele ficheiro especifico e depois nunca mais vou encontrar.

Alguns exemplos das pastas que criei são: Ficheiros, Laboratório, Encomendas, Manutenção, Ocorrências, Reclamações, entre outras. Algumas destas pastas têm subpastas, por exemplo temos várias equipas de manutenção, então tenho subpastas com esses nomes, informática, equipamentos, infraestruturas, etc. O mesmo acontece com a pasta encomendas, não faço encomendas só a um fornecedor, sendo assim, tenho subpastas com o nome de cada fornecedor. Desta maneira sei sempre onde procurar o que preciso.

Apesar de não gostar de ter muitos e-mails acumulados e querer resolver tudo para poder limpar a CE, não estou sempre a ver o e-mail, aliás tenho as notificações desligadas de propósito para não ter tendência de ir espreitar, se estou a meio de uma tarefa e por acaso cometo o erro de ir ao e-mail tenho a certeza que só volto à tarefa que tinha em mãos muito tempo depois, o que em vez de ajudar só está a atrapalhar o meu trabalho.

A primeira coisa que faço quando chego ao trabalho é ver o e-mail porque pode existir alguma coisa que entretanto tenha surgido e seja urgente fazer. Durante o dia vejo o e-mail umas 3 vezes e sempre depois de uma pausa, ou seja, normalmente paro para comer qualquer coisa a meio da manhã, à hora de almoço e a meio da tarde, e vejo sempre o e-mail depois destas pausas, estes são os momentos em que ver o e-mail não me vai causar transtorno pois não estou a meio de nada importante. Ao final do dia, um tempo antes de sair volto a ver o e-mail só para ter a certeza que não surgiu nada que tenha de ser tratado antes de ir para casa.

Outra dica que passei a usar é enviar um e-mail para mim mesma só para que fique na CE, deste modo tenho a certeza que não me vou esquecer de fazer.

Esta é a maneira que funciona comigo mas pode não funcionar com todas as pessoas, como é que vocês se organizam com os e-mails? Alguma dica útil que achem que eu posso adotar? Não hesitem em contar-me.

Telma Anágua

One thought on “Organizar e-mails

  1. Adorei as dicas.
    Lá no trabalho tenho três emails apesar de apenas dois serem mais usados por mim.
    Mas não sou a única a mexer então no assunto de cada um, meto a inicial do meu nome e do meu apelido. Quando são meus, sei logo =)
    Também tenho tudo organizado por pastas e normalmente encontro sempre tudo =)

    Beijocas

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